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Come ripulire i dati personali dal computer aziendale quando si cambia lavoro

gomma (Pixabay)

Prima di lasciare il posto di lavoro e riconsegnare il computer aziendale è buona cosa mettere al sicuro i dati e le informazioni personali con un bel backup e poi cancellarli. Premessa imprescindibile: i file o le informazioni che si salvano e poi si cancellano dalla memoria interna del computer devono essere  personali e non quelli che contengono dati confidenziali della società che si sta per lasciare, per evitare grane anche penali. Lo stesso vale anche per i software che erano già installati di serie, come le suite di produttività o qualsiasi programma.

Inoltre, molte aziende hanno regolamenti interni specifici che potrebbero vietare, per esempio, di ripristinare il computer, la mail aziendale oppure alcuni software, quindi è buona cosa informarsi prima di procedere.

Backup completo

Il primo passaggio è quello di un backup completo dei propri file, come foto o video, documenti, archivi e quant’altro, che può avvenire in due modi:

– su supporto fisico con una chiavetta usb oppure un ssd esterno collegato via cavo: il caro e vecchio drag and drop, trascinando i vari elementi dalla memoria interna a quella portatile;

– appoggiandosi al cloud con servizi come OneDrive, Google Drive, iCloud e compagnia. Il procedimento è lo stesso, ma tutto passa dai server collegati da remoto.

La casella email

Un elemento molto importante da considerare è la mail aziendale, che verrà verosimilmente disattivata quando si lascerà l’ufficio, oppure verrà ripristinata e consegnata al nuovo dipendente nel caso degli indirizzi tipo “info” e così via. Sempre con un occhio ai dati confidenziali, prima si può inoltrare al proprio indirizzo personale quelle mail che si vogliono conservare, per esempio con allegati, dati o contatti utili.

In seguito, si possono esportare i contatti su un file che può essere poi usato per importarli nella rubrica di un’altra mail. La procedura è molto simile tra i vari client, per esempio:

Outlook – Apri ed esporta > Importa/Esporta. Scegliere Esporta in un file;

Gmail – dalla pagina Contatti, eleziona la casella accanto a un qualsiasi contatto e, in alto a sinistra, fai clic su Azioni di selezione e poi Tutti > Altre opzioni > Esporta > Csv Google;

Mail Apple – dall’app Contatti > File > Esporta > Archivio Contatti, scegli una posizione > Salva.

In caso di altro client o soluzione proprietaria, in generale la procedura si trova alla voce Esporta che può trovarsi in File, Modifica o Azioni, a seconda del sistema operativo

Le password

Infine, le password. Se si è usato un gestore password installato a bordo, non resta che accedere sul nuovo computer. Ma se i login personali sono salvati sul browser con le credenziali della mail aziendale (in generale, non una buona idea), per motivi di sicurezza non si potranno esportare su una seconda utenza e quindi è meglio cambiare le password interessate con nuove (complesse, magari) da salvare con un metodo trasferibile. E quindi cancellare l’elenco delle password salvate dal browser nell’apposita cartella sotto Impostazioni o Preferenze, che verranno così dimenticate.

Cancellazione dei dati personali

La seconda parte è quella di cancellare tutto ciò che di personale è contenuto in memoria, sempre se ciò sia ammesso dall’azienda (come da premessa). In caso affermativo, si può procedere prima in modo manuale e poi con un ripristino generale.

Si può cancellare cartella per cartella (così da controllare anche se si è dimenticato qualcosa) tutti i file, dunque effettuare logout e disinstallare i programmi personali, infine dedicarsi alla mail aziendale cancellando le cartelle interne e le bozze, prima del logout.

Il ripristino del computer

Su Windows e Linux ci sono vari programmi, come l’ottimo DBan che è open source e semplice da usare, dopo averlo scaricato e caricato su una chiavetta usb o su un supporto ottico da inserire al momento dell’accensione. Si può scegliere la profondità di cancellazione desiderata (più è efficace e più chiede tempo) e dire addio a tutto, con le memorie interne che ritornano come nuove, da formattare.

Su Mac, l’opzione più semplice è re-installare MacOs. Si deve lasciare la connessione al web attiva, spegnerlo e riaccenderlo tenendo premuto Comando (⌘)-R – con processori Intel finché non appare il logo o un’altra immagine – o sul tasto accensione con processore Apple, fino a che appare la finestra delle opzioni, dunque clic sull’icona ingranaggio > Opzioni > Continua – e in seguito, inserire l’eventuale password della propria utenza e scegliere Reinstalla macOs “nome versione”.

Su ChromeOs, la scelta più semplice è quella del reset di fabbrica che funziona in modo molto simile a quello di uno smartphone. Si deve tenere premuti i tasti ctrl, alt, maiuscolo e r e selezionare Riavvia, poi scegliere l’opzione Powerwash e Continua.

Infine, dopo aver ricopiato i file su un nuovo computer (oppure su quello personale) ed essersi nuovamente loggati è meglio cambiare le varie password che si erano utilizzate sul modello aziendale.

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